¿Acepta el IRS los recibos escaneados para la deducción de impuestos?

Si, desde hace tiempo el IRS de Estados Unidos acepta recibos escaneados como prueba para sustentar la deducción de gastos en la declaración de impuestos anual.

Muchos contribuyentes no se dan cuenta, pero es aceptado desde el año de 1997 siendo los requisitos:

· Ser una copia idéntica del recibo original

· Que esta incluya toda la información exacta del recibo original

Es importante, sin embargo, que las copias escaneadas se organicen de manera inmediata en caso de una auditoría del IRS. En concreto, los registros se deben poder:

· indexar

· almacenar

· conservar

· recuperar

· reproducir

Esto significa que usted debe ser capaz de producir una copia impresa si es solicitado por el IRS.

Recomiendo la práctica de escanear los recibos ahorrando espacio y papel en la oficina. Si deberás tener en cuenta hacer la debido copia de respaldo para prevenir cualquier contratiempo que se pueda presentar.

Existen varios softwares y servicios de guardado en las nubes que te pueden ayudar con la tarea, minimizando el trabajo y ofreciendo de manera gratuita el software para poder escanear con la cámara de un teléfono inteligente el recibo a guardar, entre estos se encuentran:

One Drive y Office lens:

Es el servicio de almacenamiento en las nubes propiedad de Microsoft que en su versión gratuita te ofrece 5gb de almacenamiento suficiente para un pequeño negocio y en la premium 1tb. Office Lens es el software gratuito para escanear, que puede ser descargado por separado o acceder directamente desde One Drive, guardando directamente el recibo en la carpeta de One Drive en un archivo pdf u otro que optes.

Google Drive:

Es el servicio de Google que te permite guardar en la nube hasta 15Gb de información gratuita estos compartidos entre el servicio de Google drive, Gmail y Photos. El software de escaneado de fotos esta integrado en la aplicación dándote la facilidad de escanear el recibo y ser guardado en la carpeta de tu preferencia en un archivo pdf.

Dropbox:

Una cuenta de Dropbox Basic es gratuita e incluye 2 GB de espacio. También puedes ganar más espacio en tu cuenta de Dropbox Basic. Ofrece el escaneado de documentos integrado en la aplicación el cual te permite guardar automáticamente y crear un archivo pdf.

Al igual existen otros con las mismas capacidades, pero aquí seleccione los más conocidos hasta el momento. También puedes optar por escanear los recibos con un escanear de oficina que te da la oportunidad de escanear mas recibos al mismo tiempo (recomendable que sean de la misma fecha) ya sea en el cristal delantero o si este viene equipado con un alimentador el cual es más recomendable para hojas 8 ½ X 11.